内定辞退のトラブル回避！
電話・メールテンプレート！
※例文あり

「内定を複数もらったけれど、断るのが怖い」「怒られたり、引き止められたりしたらどうしよう...」。そんな不安から、連絡を先延ばしにしていませんか？ 実は、マナーさえ守れば、内定辞退は決して怖いものではありません。事務的に、かつ誠意を持って伝えるための例文テンプレートと、トラブルを回避するための鉄則をプロが解説します。

Author

中島祥互

2007年キャリアデザインセンター入社。求人広告を中心とした中途採用コンサルティング営業職を経験後、大手企業専任チームへ異動。その後就職支援ビジネスを立ち上げ、コンサルティング営業職のみならず営業企画などに従事し約200社の企業を担当。現在は、就職支援ビジネスの責任者として、営業・マネジメント・部門全体の戦略策定・学生向けのセミナー講師などを担当。

結論：内定辞退は「電話」が基本。でも怖がらなくて大丈夫

まず大前提として、内定辞退の連絡は「電話」で行うのがビジネスマナーです。メールはあくまで補助的なツールと考えましょう。
「電話だと怒られそう」と不安に思うかもしれませんが、人事は採用のプロです。毎年多くの学生と接しており、辞退されることにも慣れています。誠意を持って伝えれば、怒鳴られたり、コーヒーをかけられたりするようなことは現代ではまずありません。むしろ、連絡をせずに逃げる方がよほど大きなトラブルに発展します。

【状況別】内定辞退の会話・メール例文テンプレート

実際に電話をかける際に、手元に置いてそのまま読めるスクリプトを用意しました。

1. 基本の電話スクリプト

2. 電話がつながらない時のメール例文

担当者が不在だった場合は、「電話をかけた事実」と「要件」をメールで残しておくと丁寧です。

3. 「内定承諾後」に辞退する場合

一度承諾書を提出した後でも、法的には入社の2週間前までであれば辞退は可能です（職業選択の自由）。しかし、企業側はあなたの受け入れ準備（研修手配、備品購入など）を進めています。以下をきちんと守るようにしましょう。

• とにかく早く連絡する： 1日遅れるごとに迷惑が大きくなります。決断した段階ですぐに連絡を入れましょう。
• きちんと謝罪する： 嘘をつかず、「自分の準備不足で決断が変わってしまった」ことを正直に詫びましょう。

「サイレント辞退」だけは絶対NGな理由

「気まずいから」といって連絡を絶つ（サイレント辞退）ことだけは絶対にやめましょう。以下のようなリスクがあります。

• 大学の後輩に迷惑がかかる 「〇〇大学の学生は連絡なしに辞退する」という評判が立つと、翌年以降の求人に影響が出る可能性があります。
• 将来のビジネスパートナーになる可能性 社会に出れば、その企業が取引先や競合他社になることはよくあります。悪い印象を残すと、将来の仕事に支障をきたすかもしれません。
• 他の学生の内定チャンスを奪ってしまう 企業は人数枠を設けて採用活動をしています。連絡なしに辞退をしてしまうと、本来別で採用されるはずだった他の学生さんの内定枠を奪うことにつながり、企業だけでなく他の就活生にも迷惑が掛かってしまいます。

独自の考察：迷いがあるなら「辞退」ではなく「相談」を

最後に、ひとつだけ考えてみてください。
あなたが辞退しようとしている理由は、「本当にその会社が合わないから」ですか？ それとも、「なんとなく不安だから」「第一志望じゃないから」という曖昧な理由でしょうか？

就活において「内定辞退」は不可逆（元に戻せない）な決断です。もし少しでも迷いがあるなら、いきなり「辞退します」と伝えるのではなく、人事担当者に「迷っている」と相談するのも一つの手です。または、利害関係のない第三者である就活エージェントに壁打ちをするのもおすすめです。

「なぜその会社を選ばないのか」を言語化し、納得した上で次のステップへ進むこと。それが、後悔のないファーストキャリアを選ぶための鉄則です。